Polskie Stowarzyszenie Techniki Magazynowej będące niezależnym podmiotem opiniotwórczym, a także zrzeszające najwyższej klasy Specjalistów branżowych, bezustannie promuje najlepsze standardy postępowania w zakresie bezpieczeństwa w magazynach, projektowania systemów magazynowych oraz z podkreśleniem zasad etyki biznesowej.

Niniejszy dokument powstał jako odpowiedź na wątpliwości rynkowe, a także jako kontynuacja działań w zakresie roli tzw. osoby PRSES, ujętej w normie technicznej PN-EN 15635:2010, obowiązującej we wszystkich krajach UE.

Niniejszy dokument jest adresowany do wszystkich podmiotów obecnych w szeroko pojętym procesie użytkowania regałów. W szczególności jest adresowany do osób wyznaczających konkretnych pracowników do pełnienia ww. funkcji, a więc do Zarządów firm, dyrektorów, kierowników czy innych organów, których zadaniem (zgodnie z wytycznymi PN-EN 15635:2010) jest powołanie do istnienia osoby PRSES.

ISTOTA FUNKCJI PRSES

Istotą funkcji PRSES jest realizowanie zadań związanych z szeroko pojętym bezpieczeństwem użytkowania regałów. W konsekwencji tego, zadania sprowadzają się do utrzymywania tego bezpieczeństwa na poziomie, który chroni Użytkownika i wszelkie osoby znajdujące się w obszarze pracy regałów przed wypadkami, zniszczeniami wszelkich materiałów oraz pozostałymi, negatywnymi konsekwencjami, jakie mogą pojawić się w wyniku przede wszystkim nieprawidłowej obsługi regałów.

Ważność funkcji PRSES w magazynie jest o tyle istotna, o ile jedną z funkcji magazynów jest ochrona mienia (składowanych towarów, niejednokrotnie o ogromnej wartości finansowej). Dodatkowo, funkcją osoby PRSES jest takie funkcjonowanie obiektu, w którym zdrowiu i życiu ludzkiemu nie zagrażają żadne elementy lub ryzyko tych zagrożeń jest (prawidłowo) zmitygowane do możliwie niskiego poziomu. W dobie optymalizowania konstrukcji regałowych, należy mieć świadomość, że ich parametry użytkowe nie pozwalają na występowanie uszkodzeń większych, niż te opisane w normie technicznej PN-EN 15635, a wszelkie ich przekroczenia wiążą się z koniecznością naprawy regałów, a także innych działań, jak np. czasowego ich wyłączenia z .

Sama rola PRSES sprowadza się więc do dbałości o newralgiczne konstrukcje, w których składowane są towary o wartościach bardzo dużych, często niewspółmiernie większych niż wartość samej konstrukcji regałowej. W ten sposób, tzw. Osoby PRSES przyczyniają się do ochrony majątków wartych miliony złotych, nie wspominając już o bezcennym zdrowiu i życiu ludzkim. Dzięki poprawnym działaniom osób PRSES minimalizuje się różnego rodzaju szkody, co w praktyce można traktować jako zysk wynikający z nieponoszenia strat.

ODPOWIEDZIALNOŚĆ OSOBY PRSES

Ogólna odpowiedzialność Osoby PRSES sprowadza się m.in. do spełniania wymagań prawno-normatywnych, technicznych, organizacyjnych, a także eksploatacyjnych, za którymi stoją różnego rodzaju zadania. Realizacja tych zadań, występujących w praktyce magazynowej w bardzo dużej ilości i różnorodności sprowadza się do dbałości o poprawną pracę z wykorzystaniem systemów składowania. Są to dziesiątki elementów pośrednio i bezpośrednio związanych z regałami, np.: środki transportu wewnętrznego, elementy hali magazynowej, a w szczególności posadzki, uwarunkowania środowiskowe (temperatura, oświetlenie), instalacje tryskaczowe, użytkowanie czy też drogi wewnętrzne.

Najistotniejsze zapisy w normie PN-EN 15635:2010 wskazują, że:

• osoba PRSES jest wyznaczona przez Zarząd magazynu do pełnienia funkcji związanych z bezpieczeństwem obsługi systemów składowania (rozdział 3.18.);
• Użytkownik, w trakcie eksploatacji regałów jest zobowiązany do ciągłego weryfikowania danych projektowych (na tle aktualnej konfiguracji regałów, rozdział 4.1.);
• Użytkownik ma obowiązek dbać o to, aby w czasie pracy nie dochodziło do zniszczeń regałów (rozdział 5., pkt. h);
• osoba PRSES powinna być świadoma charakteru działań w magazynie i wynikających z tego niebezpieczeństw (rozdział 8.1.1.);
• Użytkownik jest odpowiedzialny za bezpieczeństwo osób pracujących w otoczeniu regałów oraz bezpieczne warunki obsługi urządzeń (rozdział 9.2.).

KOMPETENCJE OSOBY PRSES

Powyższe zapisy stanowią jedynie część wszystkich wymagań nałożonych na podmioty zarządzające magazynem. Konsekwencją (wielu) wytycznych zawartych w zapisach normy są m.in.:

• konieczność posiadania odpowiedniego doświadczenia oraz wykształcenia (wiedzy), a przede wszystkim świadomości pełnionej roli;
• znajomość podstaw różnych dziedzin: BHP, eksploatacji technicznej urządzeń, mechaniki, oceny i analizy ryzyka oraz wymagań dotyczących pracy na wysokości;
• dobra znajomość technologii regałowej oraz obsługi regałów, w szczególności przy pracy z wykorzystywanie wózków do obsługi regałów;
• posiadanie umiejętności: weryfikacji technicznej dokumentacji, czytania dokumentacji technicznej, identyfikacji urządzeń oraz ich elementów, analizy uszkodzeń regałów i wynikających z tego zagrożeń, określanie środków zapobiegawczych dla różnych sytuacji;
• współpraca z innymi osobami, również pracując w roli kierowniczej, poprzez np.: rozpoznawanie potrzeb kompetencyjnych wśród personelu, przyjmowanie zgłoszeń i problemów, wyznaczanie innych osób do realizacji zadań związanych ze sprawdzaniem stanu regałów;
• realizacja kluczowych dla eksploatacji regałów zadań: obiektywna ocena uszkodzeń i niezgodności, podejmowanie właściwych działań wynikających z podejmowania określonych decyzji, zadania monitorujące i kontrolne, ogólne utrzymywanie porządku w magazynie, gromadzenie dokumentacji, ewidencjonowanie zdarzeń i archiwizacja dokumentów, określanie odstępów czasowych pomiędzy przeglądami regałów, decydowanie o sposobach postępowania z niezgodnościami, oraz wiele innych czynności organizacyjnych;
• współpraca z podmiotami zewnętrznymi, np. poprzez kontakt z dostawcami, kontrole sprzętu podczas jego przekazywania, uzyskiwanie określonych zgód od dostawców, itp.

Powyższe opisy zadań osoby PRSES wynikające z zapisów normy nie wyczerpują rzeczywistego zakresu odpowiedzialności i potrzebnych kompetencji, które ww. osobie są przypisane. Na tle powyższych elementów stoją jeszcze: podstawowe przepisy o charakterze obligatoryjnym, szkolenia i uprawnienia do pracy czy poruszanie się w rozbudowanych strukturach zarządzania wewnętrznego wraz z procedurami, komunikacją i przekazywaniem odpowiedzialności.

Oprócz tego, liczne zapisy zawarte w normie PN-EN 15635:2010 dotyczą sytuacji i tych elementów regałów, których realizacja wymaga zadań realizowanych przez wiele osób, tj. nie mogących być zrealizowanymi tylko przez osobę PRSES. Zadania te nie zostały opisane w sposób szczegółowy, a ich realizacja jest nieunikniona. Dotyczy to np.: czynności związanych ze składaniem i montażem, zmianą konfiguracji regałów lub użytkowania regałów. Za tymi sytuacjami kryją się dziesiątki zadań o charakterze organizacyjnym, kontrolnym, weryfikacyjnym, finansowym, dokumentacyjnym czy proceduralnym. Każde z nich wymaga wielu kolejnych czynności, które ktoś musi zrealizować. Te zadania nie są jednoznacznie przypisane, ale wobec definicji osoby PRSES, wiele z nich w naturalny sposób jest dedykowanych tej osobie.

Łączna ilość zadań osoby PRSES obejmuje w praktyce dziesiątki czynności, a ich realizacja konsumuje znaczącą ilość czasu. Wg badań PSTM, realizowanie funkcji PRSES w „dużym” magazynie i na właściwym (poprawnym) poziomie może zabierać równowartość czasu pełnego etatu. Co więcej, wiele z zadań wytyczonych w PN-EN 15635 Zarządom firm, jest w praktyce realizowana przez PRSES-a, tj. osobę, której środowiskiem pracy jest magazyn i która dzięki temu może tą funkcję właściwie pełnić.

Z powyższych względów, odpowiedzialność i zadania realizowane przez osobę PRSES wymagają posiadania określonych kompetencji i nakładają na Niego określoną odpowiedzialność (również wynikającą z przepisów wewnętrznych). W ten sposób, wykorzystywanie kwalifikacji osoby PRSES oraz odpowiedzialność jaka na nim spoczywa mogą pozytywnie wpływać na finansowy element funkcjonowania firmy (eliminowanie potencjalnych strat, utrzymywanie ciągłości ruchu, itp.) i z tego powodu, praca ta powinna być wartościowana inaczej niż w przypadku pracy bez przyjęcia opisywanych tutaj odpowiedzialności.

POZYSKIWANIE KOMPETENCJI

Ze względu na mnogość zadań realizowanych przez osobę PRSES, a także kierowniczy i decyzyjny charakter określonych działań, mówi się, że ww. funkcja jest funkcją menedżerską. Gromadzenie kompetencji dla takiej osoby może być procesem długotrwałym, gdyż składa się na to kilka obszernych elementów: wiedza, umiejętności oraz zadania, które na jeszcze wyższym (niż pokazany tutaj) poziomie szczegółowości opisu obejmują co najmniej 100 elementów.

Dodatkowo, rozdziały: 8.1.1. oraz 9.3. normy PN-EN 15635 wyraźnie wskazują na konieczność posiadania określonej świadomości przy eksploatacji regałów. Podkreślając jednocześnie szereg wcześniej wymienionych atrybutów pracy PRSES założyć można, że osoby posiadające określone predyspozycje do wykonywania tej funkcji, mogą ją wykonywać lepiej.

Podstawowymi źródłami zdobywania kompetencji, o których tu mowa są: instrukcje obsługi dostarczane przez dostawców regałów, samodzielna praktyka magazynowa i rozwój gromadzonych kompetencji. Osobnym źródłem informacji są szkolenia realizowane przez podmioty niezwiązane z danym przedsiębiorstwem. Na niezależnym i obiektywnym poziomie, szkolenia takie realizowane są przez Polskie Stowarzyszenie Techniki Magazynowej, które wykształciło około 500 osób PRSES, z których wszyscy zdawali odpowiedni egzamin (stan na grudzień 2024 r.).

Podkreśla się, że funkcja PRSES zyskuje na swoim znaczeniu i jest istotnym elementem funkcjonowania magazynów. Istotne jest również to, że osoba PRSES nie powinna być mylona z Inspektorem regałowym rozumianym jako zewnętrzny specjalista, którego zadania jedynie w niewielkim stopniu pokrywają się z funkcją PRSES. Charakter zadań Inspektora jest z osobą PRSES komplementarny, a nie jak to jest błędnie pojmowane, duplikowany czy przeciwstawny. PSTM wydało na ten temat biuletyn techniczny o numerze 4/2020.

BIBLIOGRAFIA

PN-EN 15629 Statyczne systemy składowania. Specyfikacja urządzeń do składowania.

PN-EN 15635 Statyczne systemy składowania. Zastosowanie i utrzymanie urządzeń do składowania.